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Politique de confidentialité
80 – Administration
Numéro de la politique: 80.30
Nom: Protection des renseignements personnels
Origine: Conseil d'administration
Approuvée: Août 2004
Instance d'approbation: Conseil d'administration
L'ENGAGEMENT À PROTÉGER LES RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
Sport interuniversitaire canadien (SIC) s'engage à
protéger la confidentialité des renseignements
personnels des étudiants athlètes et des autres
personnes qui participent à ses activités ou qui
reçoivent ses services. La politique sur la protection des
renseignements personnels porte sur la façon de collecter,
d'utiliser et de dévoiler des renseignements personnels. La
politique peut être amendée de temps à autre
pour assurer sa pertinence et sa conformité aux changements
technologiques, aux habitudes reconnues et aux lois. Les
amendements sont annoncés de la même façon que
la politique. La collecte, l'usage et le partage des renseignements
personnels sont assujettis à la plus récente version
de cette politique.
Renseignements personnels
Aux fins de cette politique, les renseignements personnels sont
ceux qui permettent de distinguer, d'identifier ou de contacter une
personne en particulier. À titre d'exemples : le nom, la
date de naissance, l'adresse de résidence, le numéro
de téléphone, l'adresse courriel, les renseignements
médicaux et sur la santé ou les intérêts
de la personne. Les renseignements personnels ne comprennent pas le
nom, le poste, l'adresse ou le numéro de
téléphone d'affaires d'un employé d'une
entreprise.
Cette politique s'applique aux renseignements personnels des
étudiants athlètes, des donateurs et des autres
personnes qui ont manifesté de l'intérêt
à l'endroit de Sport interuniversitaire canadien ou qui ont
participé à une activité parrainée ou
organisée par SIC. Le nom, l'adresse, le numéro de
téléphone, l'adresse courriel, l'information sur les
cartes de crédits (numéro, type de carte, date
d'expiration) représentent des renseignements habituellement
demandés et utilisés par SIC. D'une façon plus
particulière, SIC collecte des renseignements personnels
plus spécifiques sur les étudiants athlètes :
date de naissance, poids, taille, citoyenneté, état
de santé et information médicale, dossiers scolaires
(incluant les relevés de notes), antécédents
sportifs et photographies des personnes.
IMPUTABILITÉ
Sport interuniversitaire canadien est responsable de tous les
renseignements personnels sous son autorité ou sous son
contrôle, incluant les renseignements que SIC peut être
appelés à partager avec un tiers. C'est à la
directrice des finances et de l'administration de SIC que l'on
confie la responsabilité d'assurer la protection des
renseignements personnels sous le contrôle de SIC. La
directrice peut partager ce mandat avec d'autres membres du
personnel de SIC tout en demeurant toutefois ultimement responsable
de la protection des renseignements personnels sous
l'autorité de SIC.
On peut communiquer avec la responsable des renseignements
personnels de SIC à l'adresse suivante : 801 avenue King
Edward, suite N205, Ottawa, On K1N 6N5 –
téléphone : 613-562-5670 poste 24.
Sport interuniversitaire canadien est aussi responsable des
renseignements personnels qui sont partagés avec un tiers
offrant des services à SIC. SIC doit exiger que ce tiers
utilise les renseignements personnels exclusivement aux fins
prévues par ce partage et dans le respect des lois et de
cette politique sur la protection des renseignements
personnels.
Sport interuniversitaire canadien collige et conserve les
renseignements personnels à son secrétariat national
à Ottawa.
RENSEIGNEMENTS PROVENANT DE D'AUTRES SOURCES
Sport interuniversitaire canadien reçoit des renseignements
personnels de ses membres qui ont obtenu cette information
auprès des athlètes qui souhaitent participer aux
activités encadrées par SIC. Dans ce cas, les
partenaires qui partagent des renseignements personnels doivent le
faire uniquement pour des personnes qui ont consenti au partage de
ces renseignements personnels. Quand SIC communique avec des
personnes en utilisant des renseignements personnels provenant d'un
membre, SIC doit alors offrir à la personne la
possibilité de ne plus communiquer avec elle en utilisant
ces renseignements. Toutefois, SIC doit expliquer à la
personne les conséquences de ce refus.
MOTIFS DE COLLECTE ET D'USAGE DES RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
Les étudiants athlètes qui participent aux
activités de SIC
• Sport interuniversitaire canadien doit collecter et utiliser
des renseignements personnels sur les athlètes qui
participent aux activités de SIC pour les raisons suivantes
:
• pour assurer le respect des règles de SIC, en
particulier celles qui touchent l'admissibilité et le
programme d'éducation sur les drogues et du contrôle
de dopage;
• pour inscrire les athlètes aux différentes
activités;
• pour assurer l'organisation et la gestion des
activités sportives de SIC;
• pour pouvoir informer les étudiants athlètes
sur ses activités et sur celles de d'autres organismes qui
peuvent possiblement intéresser les athlètes
universitaires;
• pour pouvoir communiquer avec les étudiants
athlètes dans le but de connaître leur opinion sur les
activités encadrées par SIC;
• pour permettre de rendre hommage à des
athlètes qui excellent au plan sportif et dans leurs
études;
• pour permettre à SIC de partager les noms des
participants avec des partenaires qui participent à l'une de
ses activité afin que ces partenaires puissent informer les
participants sur les autres événements qui entourent
cette activité;
• pour pouvoir inviter les étudiants athlètes
possiblement intéressés à des activités
de SIC qui seront présentées dans le futur.
Dons
Sport interuniversitaire canadien reçoit parfois des dons de
personnes qui souhaitent appuyer SIC. Pour administrer ces dons,
SIC doit demander le nom et les coordonnées de la personne
ainsi que des données d'une carte de crédit. Ces
renseignements sont utilisés exclusivement pour la gestion
du don et pour l'envoi d'un reçu.
DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
• Sport interuniversitaire canadien peut divulguer des
renseignements personnels sur les étudiants athlètes
uniquement dans les circonstances suivantes :
• Sport interuniversitaire canadien doit parfois partager des
renseignements personnels sur les athlètes qui participent
à ses activités avec ses universités membres,
les associations régionales qui collaborent à
l'organisation des activités de SIC, et avec la
Fédération internationale du sport universitaire
(FISU). Quand ces renseignements sont dévoilés
à ces organismes (ou à tout autre reconnu par cette
politique), SIC ne contrôlant plus ces renseignements, il
appartient alors à cet organisme de les traiter dans le
respect de sa propre politique sur la protection des renseignements
personnels.
• Sport interuniversitaire canadien doit, dans le cadre de
l'administration de son programme d'éducation sur les
drogues et de contrôle de dopage, dévoiler des
renseignements personnels sur les étudiants athlètes
au Centre canadien pour l'éthique dans le sport
(CCÉS.) Les étudiants athlètes qui choisissent
de participer aux activités de SIC ne peuvent pas refuser
leur consentement à ce partage d'information. Si
l'étudiant athlète refuse son consentement, SIC ne
pouvant alors contrôler son admissibilité, celui-ci
est exclu des activités sportives de SIC.
• Sport interuniversitaire canadien doit occasionnellement
dévoiler aux médias et au public (par le site Web ou
d'autres publications) le nom, la photographie, l'université
fréquentée, le programme et l'année
d'études, les réalisations sportives et
académiques, et l'évolution de la carrière de
certains étudiants athlètes dans le but de rapporter
des faits saillants ou de les honorer pour leurs prouesses
sportives et scolaires. Ces renseignements personnels peuvent aussi
être dévoilés sous la rubrique « Ou
sont-ils maintenant » du site Web de SIC.
• Sport interuniversitaire canadien peut occasionnellement
dévoiler des renseignements personnels sur les
athlètes à des organismes intéressés
à recruter ou à repêcher des athlètes
évoluant sous l'autorité de SIC.
• Sport interuniversitaire canadien peut occasionnellement
dévoiler des renseignements personnels sur les
étudiants athlètes à des organismes ou
commanditaires susceptibles de tenir des événements
qui peuvent intéresser les étudiants
athlètes.
• Sport interuniversitaire canadien publie un programme
souvenir lors de ses activités sportives. On peut y trouver
le nom, la date, l'endroit et l'horaire de l'activité, les
noms des participants, des universités
fréquentées, des villes natales, les dates de
naissance, la taille, le poids et d'autres statistiques sur les
étudiants athlètes.
• Sport interuniversitaire canadien peut occasionnellement
dévoiler des renseignements personnels sur les
étudiants athlètes ou sur d'autres personnes ayant
manifesté de l'intérêt pour ses
activités à des tiers qui ont reçu le mandat
de SIC de gérer certains renseignements à sa place.
Ces organismes doivent alors assurer la protection des
renseignements personnels dans le respect des lois à cet
égard.
• Sur le « Formulaire de consentement des
étudiants athlètes » de SIC, il est possible
pour les étudiants athlètes de refuser le partage des
renseignements personnels, sauf pour le contrôle de dopage.
De plus, un étudiant athlète peut en tout temps
révoquer son consentement en communiquant cette demande
à la responsable de l'administration des renseignements
personnels de SIC. Sport interuniversitaire canadien porte une
attention particulière au respect des demandes qui touchent
le partage et l'utilisation des renseignements personnels. SIC doit
alors bien expliquer à la personne concernée les
conséquences de son refus.
• Sauf dans les circonstances qui viennent d'être
décrites, ou quand la loi l'impose, Sport interuniversitaire
canadien ne dévoile pas les renseignements personnels sur
les étudiants athlètes, sur les autres personnes qui
manifestent un intérêt pour SIC, ou sur les personnes
ayant participé à une activité
parrainée ou organisée par SIC avant d'avoir obtenu
le consentement de ces personnes.
CONSENTEMENT
Sauf lors de situations exigées par la loi, Sport
interuniversitaire canadien utilise les renseignements personnels
uniquement après avoir obtenu le consentement des personnes.
Quand un étudiant athlète décide de s'inscrire
aux activités de SIC, ou quand celui-ci fournit des
renseignements personnels, on lui donne la possibilité de
mettre fin en tout temps aux communications de SIC, ou d'un tiers,
à son endroit. De plus, chaque personne ayant consenti des
renseignements personnels peut en tout temps révoquer ce
consentement au partage de cette information. Elle doit en faire la
demande SIC en s'adressant au responsable de l'administration des
renseignements personnels. Sport interuniversitaire canadien lui
expliquera alors les conséquences de cette
révocation.
SITE WEB
Sport interuniversitaire canadien diffuse et rend accessible de
l'information et un certain nombre de services en exploitant un
site Web. Les personnes qui consultent ou utilisent le site Web de
SIC acceptent que des renseignements personnels puissent être
collectés, utilisés et dévoilés dans le
respect de cette politique.
Mouchards
Le site Web de SIC envoie des mouchards – témoins de
connexion transmis au logiciel de navigation sur Internet d'un
utilisateur. - Ces mouchards permettent de personnaliser certaines
sections du site ou de garder en mémoire des renseignements,
comme des mots de passe, pour la prochaine consultation du site.
L'utilisateur de l'Internet peut programmer son logiciel de
navigation de façon à refuser les mouchards. Il peut
alors continuer d'accéder au site Web, mais il risque de ne
pouvoir consulter certaines sections du site ou de connaître
des problèmes d'accès.
Renseignements non personnels
Comme c'est le cas pour la majorité des sites Web, celui de
SIC récupère automatiquement certaines informations
non personnelles sur les visiteurs. Par exemple, on retient la date
et l'heure de la visite sur le site. L'administrateur du site Web
de SIC collige aussi d'autres renseignements non personnels dans le
but de tenir à jour et d'améliorer le site.
Formulaires et courriels
Il est possible que les personnes qui communiquent avec SIC par
courriel ou qui complètent certains formulaires transmettent
des renseignements personnels. L'information reçue par SIC
de cette façon est conservée à un endroit
sécuritaire. Les renseignements personnels de cette nature
ne seront pas utilisés ou dévoilés sans
l'autorisation de la personne concernée ou à moins
que la loi l'exige.
Liens électroniques
Le site Web de SIC présente des liens électroniques
avec des sites comme ceux de d'autres organismes sportifs. Ces
liens existent uniquement pour faciliter les recherches des
visiteurs du site Web de SIC. Sport interuniversitaire canadien n'a
aucun contrôle et n'assume aucune responsabilité sur
ces autres sites Web quant à leur pratique de collecte,
d'usage ou de dévoilement de renseignements personnels.
Gestion des publicités sur le site Web
Sport interuniversitaire canadien exploite les services d'une
entreprise externe pour la gestion des réclames
publicitaires qui apparaissent sur son site Web. On peut
communiquer à l'adresse suivante pour connaître les
pratiques de collecte d'information et des méthodes de refus
du gestionnaire des publicités du site Web de SIC :
www.doubleclick.net/privacy_policy/
EXACTITUDE
Sport interuniversitaire canadien tente d'assurer l'exactitude et
la mise à jour des renseignements personnels qui lui sont
confiés. SIC demande aux personnes concernées de
communiquer avec la responsable de l'administration des
renseignements personnels pour lui faire part de toute erreur.
CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Sport interuniversitaire canadien conserve les renseignements
personnels d'un individu seulement pour la durée
nécessaire aux motifs pour lesquels ils ont
été demandés en premier lieu et pour
rencontrer ses obligations légales et
réglementaires.
PROTECTION
Sport interuniversitaire canadien protège
adéquatement contre le vol, l'utilisation non
autorisée, le dévoilement non consenti, la copie, les
modifications et la destruction, les renseignements personnels qui
lui sont confiés. Les membres du personnel de SIC qui ont
accès à ces renseignements personnels sont assujettis
à la confidentialité convenue dans leur contrat de
travail. De plus, ils reçoivent une formation sur les
pratiques assurant la confidentialité et la protection des
renseignements personnels. SIC a mis en place des mécanismes
qui assurent la protection des renseignements personnels en
limitant l'accès à cette information, en restreignant
l'accès aux dossiers et à leurs lieux de classement
et en utilisant des moyens techniques comme des mots de passe.
CONSULTATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Toute personne ayant acceptée de fournir des renseignements
personnels peut exiger de pouvoir consulter l'information
colligée à son sujet. Elle peut le faire en
communiquant avec la responsable de l'administration des
renseignements personnels au 613-562-5670 poste 24. Sport
interuniversitaire canadien va tenter de répondre à
cette demande dans les meilleurs délais et tout au moins
selon le temps requis par la loi. Sauf pour ce qui est prévu
par la loi, SIC permet à une personne qui en fait la demande
de consulter tous les renseignements personnels colligés par
SIC sur cette personne. Sport interuniversitaire canadien va
corriger ou amender les renseignements personnels qui sont
incomplets ou inexacts.
